ЕКИПНАТА ЕФЕКТИВНОСТ

Повечето групи съществуват и се запазват, защото (a) груповите цели не могат да бъдат постигнати, ако всеки работи индивидуално, само за себе си, и (b) определени нужди на хората могат да бъдат задоволени само от принадлежността към другите. Разбира се самият факт, че групата съществува, не означава, че тя функционира ефективно; групата е ефективна само до степента, в която е способна да използва индивидуалните и общите ресурси. Мярката за групова ефективност е способността да постига поставените цели и да задоволява нуждите на своите членове.

Една организация е съвкупност от групи. Успехът на една организация зависи от способността на групите да работят заедно за целите на организацията. Тъй като организационните структури стават все по-сложни, техните лидери трябва да бъдат загрижени за развитието на отношения на разбирателство и сътрудничество между индивидите и групите. А това от своя страна определя способността на организацията да постига целите си.

ФАКТОРИ, ДОПРИНАСЯЩИ ЗА ЕКИПНОТО РАЗВИТИЕ И ЕФЕКТИВНОСТ

Екипното развитие се основава на схващането, че всяка група е способна да работи, стига нейните членове да са подготвени да посрещат въпроси от рода на: Как могат индивидите да работят по-ефективно в екип? Как можем по-добре да използваме наличните ресурси? Как можем да общуваме помежду си по-ефективно, за да взимаме по-добри решения? Кое спъва нашата работа?

Отговорите на тези въпроси могат да бъдат открити чрез изследване на факторите, които допринасят за екипното развитие и ефективност. Тези фактори могат да бъдат измерени или създадени от членовете на екипа с помощта на Критиката на екипната ефективност. Преди обаче критиката да бъде приложена всеки трябва да разбере терминологията, използвана в описването на деветте фактора. Следващите описания могат да бъдат представени под формата на лекция преди самото прилагане.

1. Общи цели

За да може един екип да функционира ефективно, той трябва да има ясно оформени цели. Те не са само за разбиране на непосредствената задача, а за цялостно разбиране на ролята на групата в цялата организация, нейните отговорности и нещата, които иска да постигне. В допълнение на това членовете на екипа трябва да бъдат обвързани с целите. Това обвързване става с включването на всеки един в определянето на целите и свързването на тези цели със специфични проблеми, отнасящи се за членовете на групата. Времето, прекарано в определяне на целите в началните стадии на живота на екипа, се отразява по-късно в по-малкото време, необходимо за решаване на проблеми и неразбирателство.

2. Използване на ресурсите

Основната цел на един екип е да работи ефективно. За да се постигне това, екипът трябва да използва оптимално наличните си ресурси. Това означава установяване на среда, която позволява такова използване. Ефективността на екипа се подсилва, когато всеки човек има възможността да даде своя принос и когато всички мнения се изслушват и зачитат. Отговорност на екипа е да създаде такава атмосфера, в която всеки ще може да изразява мнението си, без да се страхува от присмех или наказание. А всеки индивид има отговорността да споделя информация и идеи и да може да ги подкрепя с рационални аргументи. Максималното използване на членовете на екипа изисква пълно участие и самоконтрол.

3. Доверие и разрешаване на конфликти

Във всяка една ситуация е възможно да се появи разногласие. Способността открито да се признава конфликта и да се търси решение чрез обсъждане е критично за успеха на екипа. Това, че хората принадлежат към една работна група или правят едни и същи неща, не означава, че автоматично ще заработят добре заедно. За да може екипът да стане ефективен, трябва да се обръща внимание на емоционалните проблеми и нужди на членовете му и на междуличностните проблеми, които се появяват, за да може да се установят отношения на откритост и доверие. Създаването на чувство на взаимно доверие, уважение и разбиране и способността на екипа да се справи с неизбежните конфликти, които е нормално да се появят, са ключови фактори за неговото развитие.

4. Споделено лидерство

Хората няма да могат да функционират добре като екип, ако са събрани просто да одобряват решения, взети от техния лидер или от други външни хора. Развитието и сплотеността възникват само, когато има чувство на споделено лидерство между всички. Това означава, че всички поемат някаква отговорност за задачите, които са необходими за работния процес и за поддържането на групата и ефективното взаимодействие. Задачите включват: даването на начало на дискусии или действия, изясняване на проблемите и целите, обобщаване на резултатите, изследване за съгласие и консенсус, търсене или даване на информация. Взаимното лидерство по отношение на задачите помага на групата да определи своята посока и да се движи към целите си. Функциите на поддържането включват окуражаване на участието в груповия процес, на разбирането и изразяването на чувства, на хармонизирането и улесняването на решаване на разногласията, установяването на стандарти за групата и предпазване от спорове. От никого не може да се очаква да изпълнява всички тези функции добре през цялата време. Групата работи по-добре, когато те са разпределени между всички.

5. Контрол и процедури

Групата трябва да установи процедури, които да се използват за направление и регулиране на нейните действия. Например дневният ред на дадена среща служи, за да ръководи груповите дейности по време на нейното протичане. Графиците за това кога какви действия да бъдат предприети също имат функцията на регулатори. Екипното развитие и ангажирането на членовете на екипа се улеснява чрез въвличането в съставянето на графици, дневен ред и други процедури. Разбира се екипът трябва да определи начините, по които желае да поддържа контрола. По време на срещи контролът най-често се осъществява чрез назначаването на водещ, който има отговорността да улеснява протичането на екипните процедури. Някои екипи не намират за нужно да назначават формален лидер, тъй като всеки член управлява собственото си участие и поведение, както това и на другите.

6. Ефективна междуличностна комуникация

Ефикасното развитие на екипа зависи от способността на неговите членове да общуват помежду си по открит и откровен начин. Това става, когато хората се изслушват и се опитват да си оказват съдействие. Ефективната междуличностна комуникация се постига чрез самоконтрол на членовете на екипа, така че всеки да има равни възможности да участва в груповите дискусии.

7. Подход към решаването на проблеми и вземането на решения

Решаването на проблеми и вземането на решения са две много важни функции. Ако групата иска да подобри способността си да функционира като екип, трябва да усвои методите за решаване на проблеми и вземане на решения. Липсата на такива методи може да се отрази в пропиляване на време, неразбирателство, фрустрация, и нещо още по-лошо-“лоши “ решения.

Ето една общоприета процедура за решаване на проблеми и вземане на решения:

1. Идентифициране на проблема (трябва да се прави разлика между истинския проблем и симптомите на проблема).

2. Разработване на критерии (или цели).

3. Събиране на съответните данни.

4. Идентифициране на всички осъществими, алтернативни решения или начини на действие.

5. Преценяване на алтернативите по отношение на данните и на целите на екипа.

6. Достигане до решение.

7. Внедряване на решението.

Разбира се, има различни варианти на тази процедура. Но какъвто и метод да се използва, той трябва да е приет от целия екип.

8. Изпробване / Креативност

Въпреки че е важно един екип да има определени начини на действие, неговите членове трябва да бъдат подготвени при необходимост да действат по-различно от тях, за да могат да изпробват нови процедури. Техники като “brainstorming”- средство за повишаване на креативността, трябва да се използват, за да могат да се измислят нови начини за подобряване на екипната ефективност. Трябва да има нагласа за експериментиране, което позволява на екипа да бъде по-гъвкав в решаването на проблеми и търсенето на решения.

9. Оценяване

Екипът периодично трябва да изследва своето развитие от гледна точка както на задачите си, така и на поддържането си. Това изследване или “критика” изисква от него да спре и да види колко добре се справя и с какво, и да обърне внимание на това, което пречи но дейността му. Проблемите могат да възникнат от самите процедури или подходи, или пък да са причинени от самите членове. Този род проблеми трябва да бъдат разрешавани чрез дискутиране преди по-нататъшни опити за осъществяване на задачите. Реалната самооценка е вероятно най-критичния фактор, водещ към развитие.

В крайна сметка силата и степента на екипното развитие могат да бъдат измерени по два начина: първо, чрез способността на екипа да осъществява задачите си - неговата ефективност; и второ, неговата сплотеност - чувството за принадлежност и степента на обвързване с другите и с груповите цели.